Il n’est pas surprenant que les entrepreneurs et les dirigeants d’entreprises passent une grande partie de leur temps à gérer des tâches administratives et bureaucratiques. Parfois même, des équipes sont dédiées aux tâches administratives souvent répétitives et chronophages. Cependant, la gestion constante de ces tâches peut rapidement détourner l’attention des objectifs principaux de l’entreprise. Alors, comment les chefs d’entreprise peuvent-ils se recentrer sur leur cœur de métier ? La digitalisation est bien souvent une réponse forte.
Le papier carbone, ce moyen de duplication qui permet de réaliser une ou plusieurs copies simultanées d’un document original, ça vous parle ? Une révolution, surtout pour les administrations, à l’époque de sa création. Breveté en 1806, cette technique, déjà remis en question par la photocopieuse, n’est quasiment plus utilisée. Néanmoins, d’irréductibles petites entreprises y trouvent encore une certaine utilité. Si c’est votre cas, il y a urgence ! Vite…
Dans de nombreuses entreprises, une part significative du temps est consacrée à la gestion des tâches administratives. Selon une étude du SDI (Syndicat des Indépendants et des TPE), le temps moyen des indépendants et dirigeants de TPE consacré aux tâches administratives est de 8 heures par semaine. L’impact sur la productivité et le développement de l’entreprise est considérable.
C’est le cas de notre client, gérant d’une société de location de parking en zone urbaine. Environ une semaine de son temps était consacré aux relances d’impayés et à l’édition de facture… sur papier carbone. Outre le fonctionnement archaïque et l’image désuète, des erreurs pouvaient se produire et le suivi des paiements était difficile.
Se recentrer sur son cœur de métier devient essentiel dans une économie où la compétitivité est incontournable pour continuer d’exister. Il devient vital de consacrer son temps et ses ressources à ce qui fait la force de toute entreprise : son activité. La charge administrative est pesante et contre-productive. L’entreprise est spécialisée dans son métier et elle doit renforcer cette valeur ajoutée pour l’exercer du mieux possible.
Pour notre client, nous avons mis en place un outil de facturation FlashFact pour éditer l’ensemble des factures en quelques secondes et effectuer des relances par email sur un simple clic. Pour ce faire, nous avons utilisé une solution bureautique déjà existante au sein de l’entreprise pour éviter tout surcoût (ex : licence, achat logiciel). Par ailleurs, nous nous sommes assuré du niveau de connaissance de ce logiciel afin d’assurer l’autonomie de l’entreprise sur le nouvel outil.
Le sentiment à l’égard de la digitalisation est parfois considérée comme négatif. Selon l’Ifop, 63% des dirigeants de TPE considère le numérique comme une contrainte. L’explication de ce ressenti trouve sa réponse dans leur méconnaissance du numérique. Une utilisation mal optimisée peut en effet la rendre difficile. Un exemple fréquent est le temps passé à la consultation de la boîte mail. Et pourtant…
| Avant FlashFact | Après FlashFact | |
| Temps passé | 30 heures | 1/2 heure |
| Coût (SMIC) | 273,30 € | 4,55 € |
Une digitalisation efficace permet d’améliorer la productivité de l’entreprise. Elle peut aider à réduire les erreurs, à améliorer l’efficacité, à accroître la productivité, à suivre l’activité en temps réel ou encore à rendre les données plus accessibles pour une meilleure prise de décision. Bien évidemment, lorsque ce n’est pas le métier de l’entreprise, elle peut représenter un défi considérable. C’est pour cette raison que nous vous accompagnons, afin de faire de cette difficulté, une force pour votre activité.