Dans un monde économique de plus en plus compétitif, la capacité d’une entreprise à rationaliser ses processus et à optimiser ses ressources est essentielle à sa réussite. Une méthode particulièrement efficace pour y parvenir est la rationalisation et l’automatisation des processus. Qu’il s’agisse d’automatiser des tâches simples et répétitives ou des processus plus complexes, les avantages sont considérables.
Notre client, entreprise historique de livraison de courriers, comptait une équipe de 17 personnes en charge du traitement de dossiers administratifs. Après ouverture et lecture, chaque courrier suivait un traitement particulier selon les informations mentionnées dans les formulaires.
Rationaliser les processus, c’est simplifier, harmoniser et optimiser les opérations pour les rendre plus efficaces et productives. L’automatisation joue un rôle clé dans ce processus. En automatisant certaines tâches, les entreprises peuvent éliminer les goulets d’étranglement, réduire les délais d’exécution et améliorer la précision.
La première étape de notre intervention a consisté à rationaliser les processus de cette société. De nombreuses spécificités existent, et il était donc nécessaire de formaliser ces spécificités afin de les harmoniser entre elles et d’en réduire le nombre lorsque cela était possible. Il était toutefois nécessaire de conserver certaines de ces spécificités. Il est important de préciser que la rationalisation ne signifie pas la suppression automatique des spécificités.
Deux concepts majeurs de rationalisation ont été mis en œuvre dans le cadre de l’optimisation de l’activité du service de notre client : la dématérialisation et l’automatisation.
En nous appuyant sur l’un des principaux partenaires actuels de notre client, afin d’éviter les surcoûts, la dématérialisation a pu être effectuée. La Lecture et Reconnaissance Automatique des Documents (LAD/RAD), process selon lequel les documents sont numérisés et identifiés, puis, par vidéocodage, les données contenues sont captées pour être exploitables informatiquement.
L’automatisation des processus consiste à utiliser la technologie pour exécuter des processus répétitifs sans intervention humaine. L’objectif est d’améliorer l’efficacité et l’exactitude, réduire les coûts et libérer les employés pour des tâches à plus forte valeur ajoutée.
Dans de nombreux secteurs, l’automatisation des processus est en train de devenir la norme. un retard en la matière n’est plus un simple désavantage, mais une réelle faiblesse, voire une menace, face à une concurrence efficace. Elle permet aux entreprises d’accroître leur productivité en effectuant plus de tâches en un temps réduit. Elle permet également de réduire les erreurs humaines, d’améliorer la qualité des produits ou services et de réduire les coûts opérationnels.
En automatisant certaines tâches, les entreprises peuvent éliminer les goulets d’étranglement, réduire les délais d’exécution et améliorer la précision. Par exemple, dans le secteur de la production, l’automatisation peut aider à réduire les temps d’arrêt, à augmenter le rendement et à minimiser les erreurs de production.
Une fois le travail de dématérialisation réalisé, un outil de traitements des flux numériques ou wrokflow (Digiflow) a été mis en place. il consiste à appliquer un traitement particulier et automatisé au document en fonction de son type et de ses données. Par exemple, et selon les processus définis, un document de demande d’allocation pour lequel le montant des revenus permet de prétendre à une aide est envoyé en validation. Le document s’affiche à l’écran d’un agent, ainsi que les données captées (sur un volet à droite du document) qui approuve le traitement par un simple clic, ce qui déclenche ensuite l’impression d’un courrier à destination de l’allocataire et un archivage du dossier.
Soulagée de ses tâches routinières et monotones ainsi que des risques d’erreurs et de perte de courriers, l’entreprise a pu offrir à ses salariés de meilleures conditions de travail et des tâches à plus forte valeur ajoutée profitant ainsi à l’épanouissement de ces derniers. Elle a vu la qualité de ses services progresser nettement, notamment en termes de conseil, impactant positivement la satisfaction des utilisateurs grâce à des réponses plus pertinentes et une réactivité accrue. L’équipe s’est trouvée surdimensionnée et fût ensuite réduite à 6 salariés améliorant largement sa rentabilité.
Un désastre social direz-vous ? Outre un départ en retraite, l’ensemble des membres de l’équipe a pu évoluer au sein de l’entreprise vers des postes en cohérence avec leurs souhaits d’évolution. Notamment, deux d’entre eux, très impliqués lors de la phase de tests, ont rejoint les équipes informatiques du groupe et ont conservé dans leur périmètre, le suivi de l’outil Digiflow afin de le faire évoluer (ex : nouveaux flux) ou de répondre à leur ancienne équipe sur des problématiques fonctionnelles (ex : expliquer pourquoi un document passe par tel ou tel flux).
Et pour mener la transition sociale en douceur, Digicat vous accompagne également sur ces aspects de restructuration. Alors n’hésitez pas, contactez-nous.
L’automatisation des processus est une technique puissante qui offre de nombreux avantages aux entreprises. Non seulement elle permet d’accroître la productivité et de réduire les coûts, mais elle libère également du temps pour les employés, leur permettant de se concentrer sur des tâches plus stratégiques et à plus forte valeur ajoutée. Après étude de votre situation, nous vous proposerons des solutions adaptées à votre activité.